Aprire un ristorante: i conti da fare prima di firmare

In breve

• I locali che chiudono presto quasi mai chiudono per il cibo: chiudono perché i conti non stavano in piedi già il giorno della firma.
• Tre numeri prima di tutto il resto: investimento iniziale, costi fissi mensili, coperti al giorno per andare in pari.
• Il punto di pareggio si calcola sul margine per coperto, non sullo scontrino medio. È l’errore più frequente e il più caro.
• Metti da parte la cassa per i primi mesi prima di spendere l’ultimo euro nell’arredo: i primi mesi si incassa poco e si paga tutto.
• Ristonuvio ti mostra bandi, finanziamenti e concessioni utili e ti dà gli strumenti per partire con le prenotazioni e il menu digitale. Non facciamo business plan e non siamo consulenti: i conti li fai tu con il tuo commercialista.

Il momento in cui si decide tutto è prima

C’è una cosa che accomuna quasi tutti i locali che chiudono nei primi due anni: non hanno chiuso per come si mangiava. Hanno chiuso perché l’affitto era troppo alto per i coperti che quel posto poteva fare, perché i lavori sono costati il doppio del preventivo, perché dopo l’apertura non era rimasto un euro per arrivare a gennaio.

Tutte decisioni prese prima di aprire. Anzi: prese nel giro di poche settimane, spesso con l’entusiasmo addosso e con un’agenzia che ti dice che quel locale lo prende un altro se non decidi oggi.

Questa guida non ti dice se aprire o no. Ti dà i tre conti da fare prima di firmare qualunque cosa, perché se li fai e i numeri tornano parti molto più tranquillo, e se non tornano hai risparmiato la cosa più cara di tutte: due anni della tua vita.

Una premessa onesta: qui si parla di conti, non di adempimenti. Su permessi, contratti, norme igieniche e fiscali l’unica risposta seria è rivolgersi al tuo tecnico e al tuo commercialista prima di impegnarti. Nessun articolo, nemmeno questo, sostituisce quel passaggio.

Primo conto: quanto ti costa partire

Scrivi tutte le voci, anche quelle che ti sembrano piccole. Le piccole sommate sono quelle che ti mandano fuori budget.

I numeri sono inventati e servono solo a mostrarti la struttura: i tuoi dipendono dalla città, dallo stato del locale e da cosa vuoi fare. Due regole valgono ovunque, però. La prima: i lavori costano più del preventivo quasi sempre, e la percentuale di imprevisti non va tolta per far quadrare il totale. La seconda: il preventivo serio sugli impianti arriva dopo un sopralluogo tecnico, non da una telefonata.

Secondo conto: quanto ti costa stare aperto ogni mese

Qui vanno solo i costi che escono comunque, anche in un mese vuoto: affitto, personale fisso, utenze, commercialista, assicurazioni, rate di eventuali finanziamenti, manutenzioni, software e servizi, tributi locali.

La materia prima non va qui: quella varia con quanto vendi ed entra nel conto dopo.

Facciamo finta che il tuo totale fisso mensile sia 14.000 €. Questo è il numero che devi coprire prima di guadagnare un euro.

Terzo conto: quanti coperti al giorno ti servono

Adesso serve il margine per coperto, e qui casca quasi tutto il mondo. Non è lo scontrino medio. È lo scontrino medio meno la materia prima di quel coperto.

Con uno scontrino medio di 28 € e un food cost del 32%, il margine è 28 - 8,96 = 19 € circa per coperto.

A questo punto il conto è una divisione: 14.000 € di fissi diviso 19 € di margine fanno 737 coperti al mese. Se apri 26 giorni al mese, sono 29 coperti al giorno. Solo per andare in pari, senza pagare te stesso.

Adesso guarda la sala che stai per prendere e chiediti in tutta onestità: 29 coperti al giorno, tutti i giorni, compresi i martedì di gennaio, quel posto li fa? Se la sala ha 30 posti significa riempirla una volta al giorno ogni giorno dell’anno. È tanto. Se ne ha 80, sono poco più di un terzo, ed è un’altra storia.

Questo è il conto che fa cambiare idea sui locali sbagliati. Fallo prima della firma, non dopo.

Le cose da verificare prima di firmare

Il posto: conta i passaggi, non le sensazioni

Mettiti davanti al locale in tre momenti diversi — pranzo feriale, sabato sera, martedì sera — e conta le persone che passano. Un’ora per volta, con il telefono in mano. È noioso e vale più di qualsiasi «qui è una bella zona».

Guarda anche cosa c’è intorno: uffici che svuotano la sera, scuole, un cinema, parcheggi. E controlla i locali vicini: se in duecento metri hanno chiuso tre attività in due anni, chiediti perché.

Gli impianti: il costo vero lo dice il tecnico

Canna fumaria, scarichi, potenza elettrica, aerazione, abbattimento acustico. Sono le voci che trasformano un locale «pronto» in un cantiere da mesi. Prima di firmare, fatti fare un sopralluogo da un tecnico di fiducia e mettilo per iscritto. Costa qualche centinaio di euro e ti può salvare decine di migliaia.

Il contratto: durata, rinnovo, chi paga cosa

La durata e le condizioni di rinnovo contano quanto il canone: hai appena investito su un immobile che non è tuo. Chi paga le manutenzioni straordinarie, cosa succede se devi cedere l’attività, cosa resta al proprietario a fine contratto. Sono tutte cose da far leggere a chi di dovere prima, non dopo.

La cassa per i primi mesi

I primi mesi hanno una caratteristica costante: incassi poco e paghi tutto, spesso con il personale ancora da rodare. Tieni da parte una riserva che ti copra i fissi per un periodo ragionevole senza toccare l’incasso. Se per arrivare all’apertura devi bruciare anche quella riserva, non sei pronto ad aprire: sei pronto a rischiare.

Il menu prima dell’arredo

Sembra un dettaglio ed è la cosa che determina la cucina che ti serve, gli spazi, il personale e il food cost. Scrivi il menu — anche una bozza — prima di ordinare attrezzature. Molti si ritrovano con un forno che non useranno mai e senza lo spazio per la cosa che vendono di più.

Guarda se ci sono contributi a cui puoi accedere

Fra bandi regionali, camerali e nazionali qualcosa che riguarda apertura, ristrutturazione, attrezzature o assunzioni esce con una certa regolarità. Non ci si costruisce sopra un piano — le domande si vincono e si perdono — ma sapere in anticipo cosa è aperto e con quali scadenze può spostare qualche migliaio di euro. Vale anche per gli spazi pubblici: chioschi, bar interni a strutture comunali, punti ristoro assegnati per gara. Sono occasioni che passano una volta e vanno viste in tempo.

Errori che costano più di quanto sembra

Innamorarsi del locale. È la trappola più comune. Il locale bello con l’affitto insostenibile resta un locale con l’affitto insostenibile anche dopo che ci hai messo l’anima.

Calcolare il pareggio sullo scontrino medio. Ti fa sembrare raggiungibile un numero che non lo è. Sempre sul margine.

Spendere tutto nell’apertura. Aprire con la sala perfetta e zero riserva significa giocarsi tutto sui primi tre mesi.

Sottovalutare il tempo delle pratiche. Fra permessi, allacci e fornitori, le settimane si allungano. Ogni settimana di ritardo è affitto pagato senza incassare.

Non mettersi a stipendio nel conto. Se nel piano non c’è un compenso per te, il piano non sta in piedi: sta in piedi finché reggi tu.

Copiare il locale di successo di un’altra zona. Quello che funziona in centro città con i turisti non funziona uguale in periferia con i clienti abituali. I conti cambiano, non solo il menu.

Come ti aiuta Ristonuvio

Chiariamo subito il perimetro: i conti di questa guida li fai tu, con il tuo commercialista. Ristonuvio non fa piani economici. Fa altre tre cose, utili a chi apre.

Ti mostra bandi e finanziamenti. L’archivio viene aggiornato di continuo e, in base al profilo della tua impresa, ti fa vedere le misure che ti riguardano con scadenze e requisiti, invece di lasciarti a cercare sui siti delle regioni. Il ragionamento completo sta nella pagina bandi e finanziamenti.

Ti fa vedere concessioni e gare pubbliche. Chioschi, spazi comunali, punti ristoro assegnati per gara: occasioni che escono una volta e spariscono. Ne parliamo nella pagina concessioni e gare.

Ti fa partire con le cose che servono dal primo giorno. Prenotazioni con turni e tavoli, menu digitale con QR, ordini d’asporto, elenco clienti con il consenso. Sono le cose che di solito si rimandano «a quando siamo partiti» e che poi si montano di corsa a sala piena.

Cosa Ristonuvio non fa. Non scrive il business plan, non fa consulenza, non ti dice se quel locale conviene e non sostituisce il commercialista né il tecnico. Sui bandi ti segnaliamo cosa esiste, ma non leggiamo i PDF allegati al posto tuo, non compiliamo la domanda e non garantiamo che tu sia ammissibile: quella verifica resta tua. E non ti garantiamo clienti: quelli dipendono dal posto, dal cibo e dal lavoro che farai.

Domande frequenti

Quanto serve davvero per aprire un ristorante?

Non esiste una cifra unica e diffida di chi te la dà: cambia tutto fra rilevare un locale già attrezzato e partire da un fondo grezzo, fra una città e un paese, fra venti e ottanta coperti. L’unico numero che conta è il tuo, e lo ottieni compilando la tabella dell’investimento iniziale con preventivi veri, non stime a voce.

Meglio rilevare un’attività già avviata o partire da zero?

Rilevare ti fa risparmiare tempo e spesso lavori, ma paghi una buonuscita e ti porti dietro la reputazione del posto, buona o cattiva che sia. Partire da zero ti dà libertà e ti costa mesi di cantiere e permessi. In entrambi i casi il conto del pareggio è lo stesso: fallo su tutte e due le ipotesi e confronta.

Quanto tempo serve prima di andare in pari?

Dipende da troppe cose per dare un numero onesto. Quello che si può dire è che i primi mesi sono quasi sempre i peggiori e che la stagionalità conta: aprire poco prima del tuo periodo morto ti costringe a bruciare riserva. Se puoi scegliere, apri prima del periodo buono.

I bandi possono coprire una parte dell’investimento?

A volte sì, per certe voci e con certi requisiti — attrezzature, ristrutturazione, digitalizzazione, assunzioni. Ma non si costruisce il piano dando per scontato il contributo: si fa il piano che sta in piedi senza, e se arriva è un vantaggio. Le domande hanno scadenze strette, quindi la cosa utile è saperlo in tempo.

Da cosa parto per la parte digitale?

Da tre cose, tutte prima dell’apertura: poter ricevere prenotazioni, avere un menu consultabile con il QR e cominciare a raccogliere i contatti dei clienti con il consenso fin dal primo giorno. Il resto può aspettare. Quei tre, se li rimandi, ti fanno perdere mesi di dati che non recuperi più.

Da dove partire domani

Apri un foglio e fai i tre conti: investimento con il 15% di imprevisti, fissi mensili, coperti giornalieri di pareggio sul margine. Mezz’ora. Se il terzo numero ti sembra alto rispetto alla sala che stai guardando, hai appena avuto la risposta più utile della tua settimana.

Poi vai a contare i passaggi davanti al locale in tre momenti diversi, prima di firmare qualsiasi cosa.

Se ti interessa vedere cosa esce in fatto di contributi e spazi pubblici, guarda bandi e finanziamenti e concessioni e gare. Se invece sei già aperto e il problema è far quadrare i conti adesso, parti da turni e costo del personale e da come lavorare sullo scontrino medio.